Ponemos a su disposición nuestra experiencia en la planificación, la organización y la dirección de congresos, para ofrecerle la opción que mejor se adapte a sus necesidades y presupuesto.
Servicios de planificación y promoción
- Identificación de las necesidades y determinación de la estructura organizativa, tareas y responsabilidades
- Selección de la sede más idónea
- Elaboración y desarrollo de un plan de comunicación (promoción en webs, prensa, instituciones,…)
- Diseño, coordinación y producción de materiales (imagen, programas, anuncios, newsletters, boletines, distintivos, certificados, rotulación)
- Creación y mantenimiento de la página web
- Elaboración del mailing, envíos y seguimiento
- Realización del informe final y cierre
Servicios de secretaría técnica
- Control de inscripciones (registro en línea, atención a los participantes, confirmaciones, facturación y cobro, entrega de informes a la organización,…)
- Control y gestión de reservas de hotel
- Tramitación de viajes para ponentes y miembros de los comités
- Diseño y coordinación de los actos sociales (ceremonia de bienvenida/clausura, cena de gala, visitas guiadas)
- Solicitud de créditos de formación continuada, reconocimiento de interés sanitario, tramitación de subvenciones
- Elaboración de acreditaciones, certificados, tickets
Patrocinio y exposición comercial
- Identificación y contacto con los posibles patrocinadores
- Diseño del dossier de patrocinio
- Coordinación de las necesidades de los patrocinadores
- Organización y supervisión de las sesiones patrocinadas
- Creación de un manual para los expositores
- Diseño de un plano de exposición y asignación de los espacios
- Coordinación de los servicios a los expositores durante la celebración del acto
Presupuesto y control financiero
- Elaboración del presupuesto detallado y de su seguimiento
- Control de ingresos y gastos, pagos de facturas e impuestos
- Actualizaciones regulares del estado de las cuentas
- Preparación y presentación del balance final
Servicios de secretaría científica
- Gestión de las comunicaciones: recepción, clasificación, confirmación, revisión y publicación
- Apoyo al Comité Científico
- Coordinación de los ponentes, recopilación de ponencias, tramitación de reservas de hotel, viajes y pago de honorarios
- Coordinación del programa científico (planificación de las sesiones y producción del programa)
Servicios de secretaria in situ
- Montaje de las salas, equipos audiovisuales, área de acreditación, área de exposición comercial,…
- Coordinación de los proveedores y servicios presupuestados (técnicos, azafatas, seguridad, limpieza,…)
- Atención a los ponentes, comités, asistentes y gestiones protocolarias
- Acreditación y entrega de documentación
- Supervisión del desarrollo correcto del programa
