Posem a la vostra disposició la nostra experiència en la planificació, l’organització i la direcció de congressos per oferir-vos l’opció que millor s’adapti a les vostres necessitats i pressupost.
Serveis de planificació i promoció
- Identificació de les necessitats i determinació de l’estructura organitzativa, tasques i responsabilitats
- Selecció de la seu més idònia
- Elaboració i desenvolupament d’un pla de comunicació (promoció en pàgines webs, premsa, institucions,…)
- Disseny, coordinació i producció de materials (imatge, programes, anuncis, newsletters, butlletins, distintius, certificats, retolació)
- Creació i manteniment de la pàgina web
- Elaboració del mailing, enviaments i seguiment
- Realització de l’informe final i tancament
Serveis de secretaria tècnica
- Control d’inscripcions (registre en línia, atenció als participants, confirmacions, facturació i cobrament, lliurament d’informes a l’organització,…)
- Control i gestió de reserves d’hotel
- Tramitació de viatges per a ponents i membres dels comitès
- Disseny i coordinació dels actes socials (cerimònia de benvinguda/cloenda, sopar de gala, visites guiades)
- Sol•licitud de crèdits de formació continuada, reconeixement d’interès sanitari, subvencions
- Elaboració d’acreditacions, certificats, tiquets
Patrocini i exposició comercial
- Identificació i contacte amb els possibles patrocinadors
- Disseny del dossier de patrocini
- Coordinació de les necessitats dels patrocinadors
- Organització i supervisió de les sessions patrocinades
- Creació d’un manual per als expositors
- Disseny d’un plànol d’exposició i assignació dels espais
- Coordinació dels serveis als expositors durant la celebració de l’acte
Pressupost i control financer
- Elaboració del pressupost detallat i del seu seguiment
- Control d’ingressos i despeses, pagaments de factures i impostos
- Actualitzacions regulars de l’estat dels comptes
- Preparació i presentació del balanç final
Serveis de secretaria científica
- Gestió de les comunicacions: recepció, classificació, confirmació, revisió i publicació
- Suport al Comitè Científic
- Coordinació dels ponents, recopilació de ponències, tramitació de reserves d’hotel, viatges i pagament d’honoraris
- Coordinació del programa científic (planificació de les sessions i producció del programa)
Serveis de secretaria in situ
- Muntatge de les sales, equips audiovisuals, àrea d’acreditació, àrea d’exposició comercial,…
- Coordinació dels proveïdors i serveis pressupostats (tècnics, hostesses, seguretat, neteja, etc.)
- Atenció als ponents, comitès, assistents i gestions protocol•làries
- Acreditació i lliurament de documentació
- Supervisió del desenvolupament correcte del programa
